Autorinnen: Emilia Karsupke, Smilla Felgemacher
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Das Thema Projektmanagement begegnet uns im Alltag immer wieder. Auch wenn wir es nicht bewusst beim Namen nennen. Sei es die Planung der nächsten Geburtstagsfeier, das Hinarbeiten auf die anstehende Klausur oder das Erstellen von ToDo-Listen, Dienst- und Essensplänen. All diese Dinge haben eines gemeinsam: am Ende steht ein Ziel, auf das hingearbeitet wird. Im Projektmanagement sollten diese Ziele jedoch SMART formuliert werden. Sicherlich ist es sehr „smart“, wenn man die eigene Geburtstagsfeier auf die Beine stellen kann, doch im professionellen Planungskontext braucht es für die Zieldefinition etwas mehr. Das SMART-Ziel setzt sich aus den Begriffen: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert zusammen. Nach diesen fünf Gesichtspunkten sollte jedes Projektteam arbeiten.
Was für viele in der Prüfungsvorbereitung nach hinten losgeht, ist jedoch im smarten Projektmanagement unabdinglich: die Rede ist vom richtigen Zeitmanagement. Ein Projekt durchläuft fünf Phasen. Begonnen beim Auftrag, der Initiierung, Planung und Realisierung bis hin zum erfolgreichen Abschluss. Diese Etappen eines Projektes werden durch individuell festgelegte Meilensteine, Terminlisten und Zeitpläne miteinander verknüpft.
Der Erfolg eines Projektes hängt jedoch auch unmittelbar von dem Teamzusammenhalt und der Kommunikation untereinander ab. Damit es nicht zu einer klassischen Gruppenarbeit, wie zu Schulzeiten kommt, bei der einer alles macht und die anderen Teammitglieder bei der Ergebnispräsentation nur das Poster halten, sind klar definierte Aufgaben, Zuständigkeiten und Arbeitspakete essenziell. Dabei befinden sich diese Teilgebiete des Projektmanagements in einem ständigen Kreislauf bestehend aus Planung, Kontrolle und Steuerung.
Spezielle Analysen, wie die Meilensteintrendanalyse, Umfeldanalyse oder Stakeholderanalyse sowie Planungstools und Projektmanagementprogramme helfen den Teammitgliedern und der Projektleitung den Überblick zu behalten und Risiken, die den Projekterfolg gefährden, rechtzeitig zu erkennen und entgegenzuwirken.
Wir sehen also: zur richtigen Partyvorbereitung gehört mehr als nur das Einkaufslisteschreiben. Da Projektmanagement auch in vielen Berufen, wie auch in der Verlagsbranche eine wichtige Rolle spielt, dürfen wir uns auch in unserem Studiengang „Buch- und Medienproduktion“ mit diesem Thema beschäftigen. In kleinen Teams arbeiten wir über 3 Semester hinweg an diversen Projekten und verwandeln die gelehrte Theorie in Praxis.
Drei dieser Projekte möchten wir euch hier kurz vorstellen:
Der Open-Access-Hochschulverlag
Der Open-Access-Hochschulverlag (OAH-Verlag) ist Ausgangspunkt eines Forschungsprojektes, das im Mai 2018 initiiert wurde. Obwohl das BMBF geförderte Projekt im April 2020 auslief, blieb der Verlag bestehen und wird seitdem von den Studierenden des Studiengangs „Buch- und Medienproduktion“ eigenständig weitergeführt.
Die vorrangige Aufgabe des Verlages ist es, gute und sehr gute Abschlussarbeiten von Studierenden der HTWK Leipzig zu veröffentlichen. Dabei übernehmen die Studierenden sämtliche Verlagsaufgaben wie zum Beispiel den Buchsatz, die Anmeldung bei offiziellen Datenbanken (z.B. VlB und DNB) und die gesamte Kommunikation mit den Autor*innen.
Das Team besteht momentan aus einer Projektleitung und drei weiteren Studiereden, die sich die anfallenden Verlagsaufgaben teilen. Zudem werden vom Team auch die fürs Marketing genutzten Social Media Kanäle Instagram, Twitter sowie die eigene Website betreut.
Das PR-Team des Studiengangs „Buch- und Medienproduktion“
Das PR-Projekt wird in zwei Teilbereiche gegliedert. Zum einen gibt es den Bereich der öffentlichen Kanäle und zum anderen den Veranstaltungsbereich.
Die Aufgabe der Studierenden im Bereich der öffentlichen Kanäle ist das Versorgen der Social-Media-Kanäle Instagram, Facebook und Twitter mit entsprechendem Content. Zudem werden auf der studiengangseigenen Webseite verlagsherstellung.de regelmäßig Artikel über passende Themen veröffentlicht. Es wird sowohl über den Studiengang als auch über studiengangthematische Gebiete berichtet.
Die wichtigste Tätigkeit im Veranstaltungsbereich ist vor allem das Organisieren des Standes auf der Leipziger- bzw. Frankfurter Buchmesse. Der Studiengang wird im Rahmen „Studium rund ums Buch“ repräsentiert. Dabei werden einige Studiengänge Deutschlands vorgestellt, die sich mit der Buchbranche beschäftigen. Aus dem PR-Team fahren ausgewählte Studierende auf die Buchmessen, um den Stand zu betreuen und den Studiengang vorzustellen. Dazu gehören auch das Designen und Erstellen entsprechender Werbemittel, wie Flyer, Videos und Fotos.
Die pub&print-Fachtagung
Auch das Eventmanagement gehört zu unseren Aufgaben. Die 2017 von Studierenden ins Leben gerufene pub&print-Fachtagung ist eine Messe, die aller zwei Jahre für Menschen aus der Verlags- und Druckbranche organisiert und geplant wird. An zwei Tagen werden Vorträge, Workshops und Podiumsdiskussionen mit namenhaften Speakern durchgeführt. Das Projektteam ist dabei für die gesamte Planung dieser Veranstaltung verantwortlich. Begonnen bei der Themenfindung, der Akquise der Referenten bis hin zur Organisation des Caterings und der finalen Durchführung der Messe.
Weitere Informationen zur pub&print 2023 gibt es hier.
Bildquelle:
<a href=“https://de.freepik.com/vektoren-kostenlos/zeitmanagement-konzept-illustration_6263624.htm#query=vorbereitung&position=1&from_view=keyword“>Bild von storyset</a> auf Freepik